Każdy zainteresowany załatwieniem sprawy w Urzędzie Miejskim w Żaganiu powinien zgłosić sie w pierwszej kolejności w Punkcie Informacji Urzędu Miejskiego w Żaganiu.
W Punkcie Informacji można otrzymać wszystkie szczegółowe informacje o trybie załatwienia sprawy oraz pobrać formularze. Wszystkie podania i wnioski należy również składać w Punkcie.
Gmina Żagań o statusie miejskim przystąpiła do akcji społecznej „Przejrzysta Polska" której celem jest dobre zarządzanie i pomoc mieszkańcom w załatwianiu podstawowych spraw urzędowych. Tematy, formularze i wskazówki są na stronie żagańskiej: Akcja Społeczna "Przejrzysta Polska"
-----------
Karty usług Opis usług świadczonych przez Gminę powstał w celu ułatwienia mieszkańcom dostępu do informacji o sposobie załatwiania spraw w urzędzie. Opracowaliśmy ponad 50 kart najczęściej wykonywanych usług, które zawierają m.in. informacje o miejscu wykonania usługi, wykazie potrzebnych dokumentów, wysokości opłat, określenie czasu realizacji usługi itd. Wzory kart wraz z formularzami wniosków dostępne są, na tablicy ogłoszeń (w holu na parterze) oraz w Punkcie Informacji z możliwością ich otrzymania.
Rozdział VI - ZASADY OBSŁUGI INTERESANTÓW (fragment z Regulaminu UM)
§ 22
Interesanci obsługiwani są w godzinach pracy Urzędu.
§ 23
Wprowadzenie ograniczeń czasowych w przyjmowaniu interesantów wymaga zgody Burmistrza.
§ 24
Uzgodnienia z innymi Wydziałami Urzędu, niezbędne do załatwienia wnoszonych spraw, winny być dokonywane we własnym zakresie, bez angażowania interesantów.
§ 25
W przypadku nieobecności Burmistrza i Zastępcy Burmistrza w dniu wyznaczonym do przyjmowania mieszkańców w sprawie skarg i wniosków, przyjęć dokonują Naczelnicy lub ich zastępcy, w sprawach dotyczących kompetencji Wydziału.
Skargi w sprawach wykonania przepisów o ochronie danych osobowych rozpatrywane są w trybie i na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.). Mogą być one wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu. Stosownie do art. 63 Kodeksu postępowania administracyjnego, skarga powinna zawierać co najmniej dane skarżącego, jego adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych.
Urząd Miasta Żagań nie udziela odpowiedzi na skargi i pytania prawne otrzymywane pocztą elektroniczną, które nie spełniają wymogów określonych w art. 63 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego.
